Voorbeeldprojecten
Op deze pagina vind je informatie over een aantal projecten die ik heb uitgevoerd. Hiermee kun je een indruk krijgen van mijn kennis en ervaring.
Meer weten? Neem contact op via het contactformulier.
Formulieren en documenten ontwikkelen in Medicore
Berkel-B, dyslexiespecialist, gebruikt Medicore als ECD. Ik ontwikkel daarin de formulieren (“invulschermen”) en bijbehorende documenten, zoals verslagen.
Ik zorg er daarbij voor dat de formulieren zo goed mogelijk aansluiten op de geldende werkprocessen.
Berkel-B heeft regelmatig te maken met gewijzigde regelgeving, waardoor de gebruikte formulieren en documenten moeten worden aangepast. Ook vinden er regelmatig revisies plaats om het werken voor Dyslexie-specialisten te vereenvoudigen en documenten duidelijker en leesbaarder te maken voor (de ouders/verzorgers van) cliënten. Ik help met het zoeken naar de meest optimale manier om de mogelijkheden van Medicore te gebruiken.
Procesinrichting
Procesinrichting heeft te maken met procesdenken.
Dat is in de praktijk nog niet zo gemakkelijk. Medewerkers worden meestal afgerekend op hun eigen presteren en managers moeten er vooral eerst voor zorgen dat hun eigen afdeling soepel draait. “Over de muren heen kijken”, zien of je een bijdrage kunt leveren aan de verbetering van een groter proces wordt dan al gauw van secundair belang.
Toch geloof ik in procesdenken. Goed ingerichte (administratieve) processen kunnen een bedrijf gewoon geld op leveren.
Voorbeeld: Facturen rouleren
Een bedrijf had een nieuw proces ingericht voor de afhandeling van binnenkomende facturen. Ze werden automatisch gescand. Als de factuur vervolgens klopte met de bestelde hoeveelheid en prijs en de goederen als ontvangen waren gemeld, dan werd de factuur automatisch betaald.
Alleen facturen met een afwijking in prijs of aantal werden in roulatie gebracht voor goedkeuring. Men had berekend dat een factuur in roulatie brengen ergens tussen de € 30 en € 60 extra kostte. Het minimaliseren van het aantal in roulatie gebrachte facturen kon het bedrijf een boel geld besparen, want ze ontvingen een paar duizend facturen per maand.
Bij monitoring van het nieuwe proces viel op dat één projectleider wel erg veel facturen ter goedkeuring ontving. Wat ging er mis in het proces?
Het bleek dat de projectleider in kwestie bewust nooit goederen als ontvangen meldde, zodat hij altijd de factuur onder ogen kreeg. Dat was hij zo gewend en dat wilde hij graag zo laten. Goederen ontvangen was in zijn ogen een onnodige extra stap. Vanuit de projectleider begrijpelijk, maar voor het proces als geheel en de portemonnee van het bedrijf niet best.
Mijn ervaring op het gebied van procesinrichting heb ik vooral opgedaan binnen ICT-afdelingen, als ITIL service manager.
Een proces inrichten blijft vooral goed observeren en logisch nadenken is mijn ervaring. Dat hoeven geen ICT-processen te zijn. Bedrijfsprocessen zitten anders in elkaar, maar de problemen die optreden zijn vaak vergelijkbaar.
Online enquêtes (“Survey as a Service”)
Ik heb diverse malen on-line enquêtes gebouwd en uitgevoerd. Het hele traject, vanaf het verzinnen van goede vragen tot en met het analyseren van de resultaten.
“Survey as a Service” zou ik dat willen noemen.
De voordelen voor jou als klant:
- Eén contactpersoon, dus geen overdracht tussen verschillende specialisten. Dat scheelt ook weer in de kosten.
- Tool-onafhankelijk. Heb je al een tool op het oog om de enquête mee te bouwen? Prima, dan gebruik ik die. Zoniet, dan neem ik een paar suggesties voor tools mee.
Ik doe dat momenteel vooral voor Berkel-B (dyslexie specialist).
Zij gebruiken hun enquêtetool VIPLive onder andere ter ondersteuning van het zorgpad vergoede dyslexiezorg.
Als een nieuwe cliënt wordt aangemeld, krijgen de ouders/verzorgers en school een uitgebreide vragenlijst met vragen die nodig zijn om te kunnen beoordelen of er inderdaad sprake is van Ernstige Dyslexie waar een vergoeding voor geldt.
Op dezelfde manier worden bijvoorbeeld toestemmingsverklaringen verstuurd.
De tool ondersteunt ook een aantal procesmatige handigheidjes, zoals het aan administratie en/of behandelaar melden dat een formulier is ingevuld en het automatisch versturen van een kopie van de ingevulde vragenlijst naar de respondent.
Procedures en werkinstructies
‘Als ze er niet zijn wil iedereen ze hebben en als ze er wel zijn leest niemand ze.’
Deze uitspraak is misschien wat kort door de bocht, maar enige waarheid schuilt er wel in. Maar hoe maak je nu procedures en werkinstructies die wel gelezen worden?
Ik heb er zo langzamerhand al een heleboel geschreven, dus ik zou het moeten weten. Maar eerlijk gezegd zien mijn documenten er iedere keer toch weer net even anders uit.
‘Voortschrijdend inzicht’, zou je dan kunnen zeggen, maar dat is niet het hele verhaal. Ik probeer altijd zo veel mogelijk aan te sluiten bij al bestaande praktijken binnen een bedrijf. Dat verhoogt de kans dat de nieuwe procedures en werkinstructies ook daadwerkelijk geadopteerd worden. Het ene bedrijf is nou eenmaal formeler ingericht dan het andere en dat heeft zijn invloed op de acceptatie van dit soort zaken.
In ieder geval ga ik zo min mogelijk in discussie over de vraag wat nou een procedure en wat nou een werkinstructie is, en waar exact de grens ligt tussen die twee. Wat veel beter werkt is het maken van een paar voorbeelden en het aanbieden van sjablonen die het zo gemakkelijk mogelijk maken om dezelfde stijl te hanteren.
Eén procedure moet er in ieder geval altijd zijn: de procedure die beschrijft hoe het onderhoud van de procedures en werkinstructies is geregeld. Dat lijkt een open deur, maar is één van de zaken die in de praktijk vaak niet is geregeld en dat is zonde van al de tijd en het werk wat is gestopt in het initiële opstellen. Bovendien zijn slecht of traag onderhouden procedures en werkinstructies de doodsteek voor de acceptatie daarvan.
Er komen overigens steeds meer mogelijkheden beschikbaar om procedures en werkinstructies anders te publiceren dan als een set van losse documenten. Van vrij eenvoudig tot zeer complex. Die kunnen het onderhoud vaak ook vergemakkelijken.
MS Office
Ik heb een bovengemiddelde kennis van MS Word, MS Excel en MS Access. Nog altijd pas ik die kennis regelmatig toe in projecten. Ik merk dat klanten het prettig vinden dat ik dit soort kennis kan combineren met de andere vaardigheden die ik heb.
Voorbeeld: Documenten maken voor EPD Synaps met Word
SEIN (Stichting Epilepsie Instellingen Nederland) gebruikte Synaps* als hun EPD. Bij de invoering daarvan was er behoefte aan het opnieuw aanmaken/reviseren van documenten die middels koppelingen gebruik maakten van gegevens uit Synaps. Het ging dan om secretariële briefen zoals een afspraakbevestiging, maar ook om verslagen over een patiënt en medicatie-overzichten.
Ik heb die nieuwe documenten gemaakt. Ik kon daarbij onder andere gebruik maken van meer geavanceerde mogelijkheden van Word, waaronder het conditioneel afdrukken van gegevens, layout verbeteringen en het meer universeel maken van documenten. Ik heb het aantal benodigde documenten daarmee fors kunnen terugdringen.
* SEIN gebruikt inmiddels een ander EPD
Voorbeeld: Persoonlijke Taak Overzichten met Excel
Bij de opleiding Technische Informatica van de Haagse Hogeschool maakte de manager voor iedere docent een zogenaamd ‘Persoonlijk Taak Overzicht (PTO)’.
Daarin werden alle werkzaamheden van een docent opgenomen, dus niet alleen directe en indirecte lesuren, maar ook andere werkzaamheden zoals coördintie-taken, deelname aan werkgroepen, stage- en afstudeerbegeleiding en studie-uren. Doel was om de manager én docent inzicht te geven in de totale belasting in uren. Door dit voor alle docenten te doen, kon de manager vervolgens sturen op de verdeling van de werkdruk.
De manager gebruikte hiervoor Excel al als hulpmiddel, maar dat was erg arbeidsintensief en moeilijk onderhoudbaar. Ik heb hier een nieuw ontwerp voor gemaakt. Ik gebruik daarbij altijd een ‘database-achtige’ aanpak, waarbij het bijvoorbeeld eenvoudig en eenduidig wordt om een docent of ‘course’ toe te voegen.
Het uiteindelijke resultaat was een overzichtstabel; zie hieronder. De gegevens uit dit workbook werden vervolgens ook gebruikt voor de roostering.
Voorbeeld: Data structureren voor data-analyse met Access en Excel
Een ECD/EPD bevat uiteraard een boel interessante data die kan dienen als basis voor data-analyse. Bijvoorbeeld vragen als:
- Hoeveel nieuwe cliënten hebben we iedere maand?
- Hoeveel cliënten hebben we totaal in behandeling?
- Hoe tevreden zijn onze cliënten?
- Etc.
Voor Berkel-B (dyslexie-specialist) heb ik in Access een aantal query’s gemaakt om dit soort data op een gestructureerde manier beschikbaar te maken, gebaseerd op ruwe data uit onder meer Medicore.
Die data is middels koppelingen beschikbaar in Excel en wordt daar weergegeven in draaitabellen. Zie het voorbeeld hieronder van het aantal cliënten in behandeling.
