ERP-implementatie

Ik ben onlangs bijna 3 jaar lid geweest van een SAP-rollout projectteam. Het betrof een grote SAP-implementatie met ongeveer 5000 gebruikers bij een bedrijf met verschillende vestigingen door het hele land. De implementatie werd vestiging voor vestiging uitgevoerd en behelsde niet alleen het implementeren van SAP maar ook het introduceren van nieuwe, meer gestandaardiseerde processen op het gebied van commercie, projectmanagement, services, inkoop, HR en financiën.
Typisch een omgeving waar een ICTkameleon prima uit de voeten kan.
Hieronder een omschrijving van de belangrijkste rollen die ik binnen dat team heb vervuld.

HR proces expert

Tijdens de implementatie waren er voor elk van de processen één of meerdere procesexperts. Leden van het centrale SAP-implementatie team die veel wisten over de werking en inrichting van dat proces, zowel binnen SAP als daar omheen. Ik heb dat ruim een jaar gedaan voor het HR-proces. Mijn taken waren ondermeer:
• Ontwikkelen opleidingsmateriaal
• Geven van opleidingen aan key-users en eindgebruikers
• Assisteren bij het maken van vestigingsspecifieke procedures en werkinstructies
• Begeleiden van de gegevensconversie
• Voorbereiden testscripts in samenwerking met testusers
• Begeleiden uitvoering implementatietests
• Vormen van het eerste aanspreekpunt voor key-users; filtering problemen als buffer tussen key-users en systeem/functioneel beheerders.

Uitrol autorisaties

Er waren meer dan 50 autorisatierollen ontworpen. Eén van de werkzaamheden in elk van de implementaties was het toekennen van de juiste autorisatierollen aan de juiste medewerkers. Er was niet echt een vaste relatie tussen functies en autorisatierollen, dus dat was een hele klus.
Ten eerste heb ik materiaal ontwikkeld om uit te leggen hoe autorisaties in SAP nu eigenlijk werken en welke rol waarvoor dient.
Ten tweede begeleidde ik de vestigingen bij het invullen van de ‘autorisatiematrix”: wie krijgt welke rollen toebedeeld?
Ten derde was ik na de implementatie enige tijd het eerste aanspreekpunt bij problemen met autorisaties. Daar ging het met name om de vraag of een geconstateerd probleem te maken had met onjuiste of niet toegekende autorisatierollen, of dat er een technische fout in een van die rollen zat.

Coördinator procesissues

De gedachte van deze implementatie was dat er geen verschillen in SAP-inrichting zouden moeten zijn tussen de verschillende vestigingen.
Een belangrijk onderdeel van de implementatie was om per vestiging te onderzoeken in hoeverre de bedachte SAP-inrichting paste bij de primaire en secundaire processen van die vestiging.
Soms leidde dat tot aanpassingen in SAP, maar vaak was de conclusie dat er aanpassingen in de processen van de vestiging nodig waren. “Procesissues” werden die genoemd. Mijn taak was het verzamelen van die issues, het beleggen bij de juiste oplosser en het assisteren bij het aanpassen van procedures, lesmateriaal en andere communicatie.
In deze rol ben ik veel te weten gekomen over de inrichting van de processen van het bedrijf in kwestie.

Opzet documentatiesysteem

Voordat de volledige uitrol van start ging, werd een pilot uitgevoerd. Eerst werd in alle vestigingen een deel van het commerciële proces opgenomen in SAP (leads, opportunities, activities). Bij de evaluatie van de eerste implementatie had de betrokken vestiging een belangrijk punt van kritiek. Er was onvoldoende gebruikersdocumentatie en dat vond men een belangrijk gemis.
Er was wel documentatie, maar die was verspreid en had van allerlei verschillende verschijningsvormen. Ideeën over een definitief documentatiesysteem waren er ook, maar dat was nog niet klaar.
Ik heb toen een (tijdelijk) documentatiesysteem opgezet.
• Verzamelen bestaande documentatie
• Uniformering en ontwerp templates voor procedures en werkinstructies
• Publicatie via intranet
• Versiebeheer
• Opzet begrippenlijst